導入事例

IPテレフォニー導入ホントにうまくいくの?導入事例をご紹介[06/09/22]

社内インフラ・スペシャリストのための対話式ワークショップ 第1回
~IPテレフォニー導入ホントにうまくいくの?~
「弊社のIPテレフォニー導入全部話します」
 
日 時 2006年9月22日
主催 キーウェアソリューションズ株式会社
司会・進行 株式会社ナレッジサイン 吉岡英幸
◆実際のコスト削減効果は?
 IPテレフォニーの導入がトレンドとして盛り上がってきた2003~2004年ごろ、もっぱらその目的はコスト削減にあった。大きいのは通信費そのものと、PBX運用コストの削減だ。
当然IPテレフォニー・システムの初期投資が必要になるが、それはランニングのコスト削減で回収できる、というのはとても魅力的に映った。しかし、実際にはどうだったのだろうか。
実際に導入した企業の例を聞いてみると、通信費に関しては、最近では公衆回線の低料金サービスも充実してきており、また社内の内線を既にIP化していたりもするのでそれほど大きなコストメリットは感じていないようだ。
一方、人事異動など新規回線の増設や変更などPBXの運用・更新に関しては、その度に工事業者に依頼したり、回線の張替え工事がない分、目に見えて運用コストは削減しているようだ。しかし、サーバーの設定変更などはユーザー側でできるとは言え、データ系のネットワーク構築の技術だけでは不十分で、PBX関連の知識もある程度必要になる。このあたりの教育コストは見込んでおくべきだろう。
現状では、オフィス移転やPBXの償却・保守期限切れに伴い、新規にPBXを導入をすることと比較して、拡張性や将来のアプリケーション連携を考え、IPテレフォニーを導入するというのが主流のようだ。
◆ワークスタイル変革による企業価値の向上
 ただ、現在はモバイル端末でモバイルオフィスを実現する例も多く、今やIPテレフォニーはコスト削減のために見えないインフラを再構築するという考え方から、企業価値を向上させるワークスタイル変革のツールととらえられるようになってきている。
まず顕著なのは業務効率の向上だ。
ワークショップで導入事例が発表された企業では、外線・内線両方が使えるモバイルのデュアル端末を導入し、1人1ナンバー制を実現している。
これによって何より「取次ぎ」という行為がなくなった。電話を取り次ぐという行為は、本人以外の複数の人間の業務に負荷を与え、また取り次ぎそのものの時間が1回につき数十秒単位でかかる。ダイレクトで電話に出る場合と考えてこの時間のロスは大きい。
業務量に換算したコスト比較だけでなく、お客様や電話相手とスムーズにつながることによる問題解決の時間短縮を考えても、「取次ぎ」がなくなることはマクロ的に見てとても大きい効果と言える。
またアプリケーション連携では、電話相手の状態を把握する機能は有効である。電話をかけた相手が「電話中」、「外出中」、「会議中」なのかその状態を知ることができ、「電話中」の場合、電話が終わると電話が終わったことをショートメールで知らせてもらえる機能がある。
また、無線LANのアクセスポイントごとに位置把握もできることで、相手が会議室にいるのか、工場内にいるのか、外出中なのか、位置で相手の状況を把握することができる。
これらによって電話相手と単純に「つながらない」状態から、相手の動きを把握して計画的な行動ができる状態に変わる。実質的な業務の中断を防ぐことができるのだ。
Notesなどのグループウェアとの連携では、メールのやりとりをしながら画面をクリックするだけで相手に電話をかけることができる機能が便利だ。機能としてはとても単純なものではあるが、メールに慣れることでおろそかになってしまっている電話でのコミュニケーションを復活させることができる。
メールに慣れてしまった日常では、電話1本かけることで1分で済む用件をメールを使うことで1日かけてしまう、という皮肉な非効率が少なくない。メール画面に電話をかけるトリガーがあるだけで、電話をかける行為への心理的距離が一挙に縮むことがあるのは便利だ。
◆イノベーションへの投資を決断できるか
 これからの経営者は、このような通信環境の変化によるワークスタイルの変革を企業価値を高めるイノベーション活動と位置づけ、付加価値投資として積極的に取り組むべきだろう。
またITベンダーも、IPテレフォニーを「電話を安くするシステム」ではなく、「企業価値を向上させるツール」として積極的に営業していく姿勢が必要だ。
おそらく、今後PBXへの新規投資はますます減少し、将来的にほとんどの電話システムはIPテレフォニーにスイッチしていくだろう。価格や機能も普及化に伴い、よりユーザーにとって導入しやすいものになっていくと思われる。先行投資によってこのメリットをいち早く享受するのか、普及に合わせて導入していくか、その決断の違いは、イノベーションにどこまで価値を見出すかという各企業の価値観の違いになってくるかもしれない。
(文責:ナレッジサイン 吉岡英幸)

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